Einberufung, Teilnahmerecht, Protokoll usw.

Mindestens einmal jährlich ist eine Gesellschafterversammlung zwingend abzuhalten. In der Regel soll dies im Januar oder Februar erfolgen (bzw. in den ersten beiden Monaten jeden Geschäftsjahres).

Die ordentliche Versammlung wird durch den Direktor einberufen. Der Gründungsvertrag kann ein anderes Organ hiermit betrauen. Ferner können die Gesellschafter oder der Aufsichtsrat die Gesellschafterversammlung einberufen in den Fällen, die das UntG vorsieht (Art. 367 II und III UntG). Dies betrifft vor allem die Minderheitenrechte (Art. 376 UntG). Hier gilt folgendes:

• Gesellschafter, die gemeinsam mindestens 10 % bzw. ein durch den Gründungsvertrag/die Satzung bestimmten geringeren Teil der Anteile halten, können die Einberufung der Versammlung verlangen unter Angabe einer Begründung und der Angelegenheit, über die sie einen Beschluß zu fassen wünschen. Sie können auch verlangen, daß diese Angelegenheit auf die Tagesordnung einer bereits einberufenen Versammlung gesetzt wird.
• Diese Gesellschafter können nach Maßgabe des Gründungsvertrages/der Satzung selbst die Versammlung einberufen und einen Tagesordnungspunkt benennen, wenn ihrem Verlangen nicht nachgekommen wird.
• Wird die Versammlung nicht innerhalb von 15 Tagen nach o. g. Antrag abgehalten, soll die Versammlung innerhalb einer erneuten Frist von 15 Tagen durch den überwachenden Vorstand einberufen werden (Art. 376 IV UntG). Wird auch dann keine Versammlung abgehalten, muss die d.o.o. die Anteile der Minderheitsgesellschafter erwerben, wenn diese das verlangen. (Hier sind ausnahmsweise sog. eigene Anteile der Gesellschaft möglich. Es besteht aber eine fristgebundene Veräußerungspflicht der Gesellschaft).
• Die Versammlung wird durch den Direktor oder ein sonstiges durch den Gründungsvertrag bestimmtes Organ mittels schriftlicher Ladung aller Mitglieder der Versammlung einberufen. Dabei ist eine Tagesordnung zu unterbreiten (Art. 367 I UntG). Dies soll mindestens sieben Tage im voraus erfolgen.
• Die Stimmverteilung der Mitglieder der Versammlung bemisst sich proportional zu dem jeweiligen Anteil am Stammkapital, wobei der Gründungsvertrag oder die Satzung festlegt, welchen Kapitalanteil eine Stimme repräsentiert (Art. 372 I UntG). Eine abweichende Regelung des Gründungsvertrags/der Satzung dahingehend, dass ein Gesellschafter verhältnismäßig mehr Stimmen als Kapitalanteilanteil hat, ist unzulässig.

Über den Ablauf jeder Versammlung ist ein Protokoll zu fertigen (Art. 377 i. V. m. 255 UntG). Aufzunehmen sind: Ort und Zeitpunkt, Tagesordnungspunkte, Name des aufnehmenden Schriftführers, Abstimmungsergebnisse, zur Abstimmung gestellte Entscheidungen, abweichende Meinungen einzelner Anteilseigner, eine Teilnehmerliste. Es soll im Anhang der Nachweis ordnungsgemäßer Ladung angefügt werden.

Die Gesellschafter und andere Personen, die ein rechtliches Interesse an dem Gegenstand der Versammlung haben, können in das Protokoll in der Weise Einsicht nehmen, die die Geschäftsordnung der Versammlung vorsieht (Art. 255 V UntG ).

Gem. Art. 374 i.V.m. 257 UntG wird grundsätzlich durch offene Abstimmung gestimmt. Nach Art. 258 VI UntG soll die genauere Ausgestaltung der Abstimmungsprozedur durch die Geschäftsordnung der Versammlung erfolgen.

Bei Verstößen gegen die Ladungsformalitäten oder hinsichtlich von Tagesordnungspunkten, die nicht in der Ladung angesprochen waren, darf ein Beschluss nur gefasst werden, wenn alle Gesellschafter sich hiermit einverstanden erklären (Art. 368 II und III UntG). Ein Umlaufverfahren, also schriftliche Abstimmung in Abwesenheit, ist zulässig (Art. 373 UntG).

Jedes Mitglied der Versammlung darf durch ein anderes bevollmächtigtes Mitglied oder einen bevollmächtigten Dritten vertreten werden (Art. 369 I UntG). Ausgenommen sind hiervon Mitglieder der Geschäftsführung, des Vorstandes oder des Aufsichtsrates (Art. 369 II UntG).

Ein Gesellschafter ist nach Art. 375 i. V. m. 259 UntG von der Abstimmung ausgeschlossen, wenn beschlossen wird über:

seine Befreiung von einer Verbindlichkeit oder Haftung,

• die Gewährung von Vorteilen ihm gegenüber, die als die Gesellschaft belastend erachtet werden,
• die Einleitung eines Rechtsstreites der Gesellschaft dem betroffenen Gesellschafter gegenüber,
• die Einleitung oder Abstandnahme von Maßnahmen gegen den betroffenen Gesellschafter,
• sonstige Fälle, die einen Interessenkonflikt erwarten lassen.

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