Export im Binnenmarkt der Europäischen Union

Eckhard Höffner

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• Kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Schriftform

Allgemein

Jeder Vertrag und jede Änderung eines Vertrags, alle wichtigen Abreden etwa im Hinblick auf Teillieferungen sollten schriftlich festgehalten und von beiden Parteien bestätigt werden. Es entspricht einerseits der Erfahrung, dass weit über 50 % des gesamten Schriftverkehrs überflüssig ist. Allerdings darf diese Erfahrung nicht zu Schlampigkeit führen. Gerade in langwährenden Geschäftsbeziehungen schleicht sich mit der Zeit eine gewisse Lässigkeit ein. Aber wenn es zu einem Rechtsstreit kommt, lassen sich mündliche Abreden oftmals nicht mehr nachweisen, - häufig genug mit teueren Folgen. Außerdem ist daran zu denken, dass der Sachbearbeiter krank werden kann oder das Unternehmen verlässt. Der Nachfolger muss in der Lage sein, den Vertrag und den Stand des Geschäftes nachzuvollziehen. Über wichtige Gespräche muss der Sachbearbeiter Aktennotizen verfassen und ggf. ist auch dem Vertragspartner eine schriftliche Bestätigung über das Gespräch zukommen lassen.

Folgende Ereignisse sollte man immer dokumentieren: Abgabe von Angeboten, Änderungen von Angeboten, Annahme von Angeboten, Änderungen oder Ergänzungen zu dem geschlossenen Vertrag, Mahnungen, Abmahnungen, Fristsetzungen, Nachfristsetzungen, Mängelrügen, Mängelbeseitigungsmaßnahmen, Kündigungen und Vertragsverlängerungen.

Bei solchen Dokumenten sind ferner die Absende- bzw. Empfangsdaten zu registrieren (Fax-Sendebericht, Postausgangsbuch, Notizen über Telefongespräche). Die Erfahrung zeigt, dass in Streitfällen gerade das entscheidende Dokument der anderen Seite nicht zugegangen ist und den Zugang muss für gewöhnlich derjenige beweisen, der sich auf den Inhalt eines Dokuments beruft.

Kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Nach der deutschen Rechtsprechung gilt ein Vertrag als mit dem Inhalt geschlossen, wie er sich aus dem Kaufmännischen Bestätigungsschreiben ergibt, das der anderen Partei zwar zugegangen ist, zu dem sie aber geschwiegen hat. Ausländische Rechtsordnungen kennen solche Bestätigungsschreiben bzw. das Schweigen als für den Vertragsschluss und Inhalt relevantes Verhalten regelmäßig nicht. Vielmehr ist es international üblich, das Schweigen keine Bedeutung hat, sofern keine besonderen Umstände hinzukommen.

Art. 18 Abs. 1 UN-Kaufrecht enthält insoweit eine Bestimmung, die den lediglich auf nationalem Recht beruhenden Grundsätzen vorgeht, eine gesicherte Rechtsprechung hierzu ist allerdings nicht feststellbar. Allerdings sollte man vorsichtig sein, wenn man selber ein solches Schreiben erhält, denn es ist nicht unwahrscheinlich, dass ein deutsches Gericht das Kaufmännische Bestätigungsschreiben akzeptiert. Bei Erhalt eines solchen Schreibens, das mit den vorhergehenden Absprachen nicht übereinstimmt, ist also unverzüglich zu widersprechen, wenn man mit den dort festgehaltenen Abweichungen nicht einverstanden ist. Dies sollte auch dann geschehen, wenn es sich um einen Vertrag handelt, der nach dem UN-Kaufrecht zu beurteilen ist.

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